EndNote-referansene i manuskriptet ditt er normalt formatterte (de ser ut som normale siteringer), men noen ganger er det behov for å avformattere siteringene. Avformatterte siteringer ser slik ut (i tillegg til at referanselista forsvinner fra manuskriptet):
{Nordmann, 2024 #53}
Dette er helt nødvendig hvis du ønsker å slå sammen teksten fra to dokumenter som begge har kilder satt inn fra EndNote (må være fra samme EndNote-bibliotek). For at siteringene skal bli korrekte og det sammenslåtte dokumentet skal få en felles referanseliste, må du avformatere siteringene i begge del-dokumentene.
1. Fra EndNote-menyen velger du "Convert citations and bibliography" hvis du har PC. Mac-brukere velger "Tools" helt til høyre på EndNote-menyen.
2. Deretter velges "Convert to Unformatted Citations". Har du et stort dokument, kan du du gjenta avformateringen en gang til. Siteringene skal nå vises med krøllparenteser og referanselista skal være borte. Du kan nå slå sammen de to dokumentene.
3. Du formaterer siteringene på nytt ved å velge "Update Citations and Bibliography". Det sammenslåtte dokumentet får da korrekt visning av siteringene i henhold til referansestilen du har valgt, og ei ny referanseliste genereres på slutten av manuskriptet.
Får du opp et vindu med feilmeldingen "Select Matching Reference" når du forsøker å formattere manuskriptet på nytt, tyder dette på at det er et avvik mellom en eller flere kilder brukt i manuskriptet og biblioteket som er i bruk. Sjekk "Feil og problem"-siden vår for mer informasjon om hvordan du løser dette.
Når EndNote setter inn kilder i teksten blir det lagt inn såkalte feltkoder (disse er ikke synlig i manuset). Det er disse som gjør at EndNote og Word fungerer sammen. Noen tidsskrifter ønsker at EndNote-kodene (feltkodene) er fjernet fra manuskriptet før dette sendes inn elektronisk til forlaget, slik at alt av både siteringer og referanseliste er ren tekst uten formaterte feltkoder som ligger i bakgrunnen. Dette kan du gjøre via EndNote-menyen.
1. Fra hovedmenyen velger du "Convert Citations and Bibliography" hvis du har PC. Har du Mac, velger du "Tools" til høyre i EndNote-menyen.
2. Velg deretter "Convert to Plain Text".
3. EndNote lager nå en kopi av manuskriptet uten EndNote-feltkoder. Originaldokumentet beholdes uendret og det er viktig at du tar vare på dette videre i tilfellet du har behov for å endre kildene eller referanselista senere. Dokumentet uten EndNote-feltkoder lagrer du med et nytt navn og du kan sende denne versjonen til forlaget. Merk at det er ikke mulig å gjenopprette EndNote-kodene i et dokument som har fått feltkodene fjernet. Det er derfor det er viktig å beholde originaldokumentet med EndNote-feltkoder.
Manuskriptversjonen uten EndNote-feltkoder kan også brukes hvis du har behov for å gjøre manuelle endringer i siteringene eller referanselista som det ikke er mulig å gjøre med EndNote. Du bør i så fall vente med dette til du er helt ferdig med manuskriptet.