EndNote tilbyr en skytjeneste kalt EndNote Online som gjør det mulig for deg å lagre og sykronisere biblioteket ditt i skytjenesten. Dette kan være nyttig for å ha en sikkerhetskopi av biblioteket på harddisken eller hvis du trenger å få tilgang til biblioteket ditt på flere maskiner. Du må opprette en EndNote Online-konto for å få tilgang til denne tjenesten.
Vær oppmerksom på at du kun kan synkronisere et EndNote-bibliotek fra skrivebordsversjonen av EndNote. Bruker du synkronisering av ditt personlige bibliotek til vanlig, kan du ikke bruke dette i forbindelse med funksjonen delt bibliotek (Library Sharing) eller motsatt.
Fra hovedmenyen i EndNote velger du "Edit" og deretter "Preferences".
1. Velg "Sync".
2. Har du opprettet en EndNote Online bruker på forhånd, logger du deg på.
3. Klikk deretter "Enable Sync ". Har du ikke en EndNote Online bruker fra før, klikker du direkte på "Eable Sync" knappen. Avslutt med "OK" og følg de to neste punktene.
4. Velg "Sign Up".
5. Legg inn epostadressen som skal brukes for EndNote Online-kontoen .
6. Avslutt med "Submit". I det neste vinduet fyller du inn de data som etterspørres i registreringsskjemaet. Du avslutter ved å godta betingelsene. Klikk "Done" i neste vindu for å avslutte registreringen.
Fra hovedmenyen i EndNote velger du "Edit" og deretter "Preferences" og "Sync".
7. Hak av for "Sync Automatically".
8. Avslutt med "OK".
9. Fra hovedmenyen velger du "Library" og "Sync".
10. Klikk "Ja" hvis du får en advarsel om synkronisering. Du vil nå også få et tilbud om å lage en sikkerhetskopi av biblioteket før synkroniseringen starter. Det kan være greit å gjøre dette.
11. Klikk på "Sync Status" (11) i panelet til venstre for å få informasjon om synkroniseringen.
12. Status for synkroniseringen vises midt i vinduet og her finner du informasjon om det lokale biblioteket og versjonen i EndNote Online. Status for selve synkroniseringen vises også.
Har du valgt at biblioteket skal synkroniseres automatisk (anbefales), vil biblioteket som regel alltid synkroniseres når du åpner og lukker det (hvis det har blitt gjort endringer mens det har vært åpent).
13. Har du ikke valgt automatisk synkronisering må du huske å synkronisere manuelt med jevne mellomrom via synkroniseringsknappen ("Sync Now").
Ønsker du å bruke ditt skybibliotek på ei ny maskin, åpnet du et nytt, tomt bibliotek, klikker på Sync-knappen (11), og logger deg på med din EndNote Online bruker og klikker deretter "OK". Innholdet i ditt synkroniserte bibliotek vil nå bli lastet ned. I fremtiden vil alle endringer du gjør på maskin 2, bli synkronisert med biblioteket i skya, og deretter i biblioteket på maskin 1. Husk å velge automatisk synkronisering også på maskin 2 via preferansene.
Du kan også bruke biblioteket ditt ved å logge deg på og bruke EndNote Online (http://web.endnote.com).
Husk at enhver endring du gjør i et bibliotek (f.eks. sletting av en referanse), også vil skje i de andre versjonene av biblioteket!
EndNote Online fungerer normalt stabilt og trygt, men det kan likevel være trygt å lage en sikkerhetskopi av biblioteket fra desktopversjonen med jevne mellomrom, som du lagrer på server eller en bærbar harddisk.
EndNote gir deg muligheten til å opprette et delt bibliotek som du kan dele med opp til 1000 andre EndNote-brukere. Vær oppmerksom på at du kun kan synkronisere et EndNote-bibliotek fra EndNote. Bruker du synkronisering av ditt personlige bibliotek til vanlig, kan du ikke bruke dette i forbindelse med delt bibliotek . Du kan imidlertid motta og bruke så mange delte bibliotek som du ønsker.
Brukerne som du deler biblioteket med vil ha tilgang til alt innhold, inkludert pdf-filer og eventuelle annoteringer du har gjort på disse. Du kan bestemme om brukerne som får tilgang til det delte biblioteket skal ha full tilgang (Read & Write) eller begrenset tilgang (Read Only).
Eieren av det delte biblioteket bør ta sikkerhetskopi av det delte biblioteket med jevne mellomrom.
Et samarbeidsmanuskrift med EndNote-referanser kan sendes / deles mellom deltagerne uten problemer så lenge alle deltagere har satt inn referanser fra det delte samarbeidsbiblioteket. Deltagerne kan benytte Word for Windows og Word for Mac, og jobbe med manuset mellom plattformene.
Først må du opprette et eget bibliotek som skal deles med andre. Du kan bruke ditt eksisterende bibliotek, men du risikerer da at andre gjør uønskede endringer på dette. Vi anbefaler derfor at du lager et eget bibliotek som brukes til samarbeid.
1. Velg "Edit" i hovedmenyen ("EndNote 21" hvis du har Mac) og deretter "Preferences" ("Settings" på noen Mac). I det nye vinduet velger du "Sync".
2. Har du opprettet en EndNote Online-bruker på forhånd, logger du deg på og velger "Enable Sync " (se punkt 3) og deretter "OK".
3. Har du ikke en EndNote Online-bruker fra før, velger du "Enable Sync".
4. I det nye vinduet velger du "Sign Up".
5. Legg inn e-postadressen som skal brukes for EndNote Online-kontoen i det nye vinduet.
6. Avslutt med "Submit". I det neste vinduet fyller du inn de opplysningene som etterspørres i registreringsskjemaet. Du avslutter med å godta betingelsene. Klikk "Done" for å avslutte registreringen.
7. Tilbake i "Preferences"-vinduet haker du av for "Sync Automatically" (det delte biblioteket vil da alltid synkroniseres automatisk).
8. Avslutt med "OK".
9. Velg "Library" i hovedmenyen og deretter "Sync" fra nedtrekksmenyen for å aktivere første synkronisering.
10. Velg "Ja" hvis du får denne meldingen. Du får også et tilbud om å lage en sikkerhetskopi av samrabeidsbiblioteket før synkroniseringen starter.
11. Velg "Sync Status" i panelet til venstre for å få status for samarbeidsbiblioteket og synkroniseringen.
12. I "Sync Status"-vinduet kan du også manuelt starte en synkronisering (dette er viktig hvis du ikke har valgt automatisk synkronisering av det delte biblioteket på din maskin). I tillegg får du også en oversikt over hvilke endringer som er gjort i det delte biblioteket og hvem som har gjort dem.
1. Fra hovedmenyen velger du "File" og deretter "Share".
2. Legg inn epostadressen til den / de du vil dele biblioteket med. Legger du inne flere mottagere skilles disse med komma mellom e-postadressene.
3. Du kan legge inn hvilket tilgangsnivå de inviterte sarmabeidspartnerne skal ha (dette kan endres senere).
4. Avslutt med "Invite".
5. Du kan senere se status for inviterte samarbeidspartnere og eventuelt sende ut påminning ved behov. Samarbeidspartnere som har takket ja til
deling får status "Member". Du kan fjerne disse senere eller endre tilgangsstatusen.
1. Inviterte samarbeidspartnere vil motta en epost fra EndNote. Klikk på "Accept the invitation".
2. Lenka i eposten leder til EndNote Online. Her logger du deg inn på EndNote Online eller oppretter ny bruker hvis du ikke har konto fra før.
Etter vellykket pålogging vil du få et kvitteringsvindu med beskjed om at du er klar til å bruke det delte biblioteket (dette vinduet har også en del informasjon om bruk av delte bibliotek). Du kan nå gå til skrivebordsversjonen av EndNote for å åpne det delte biblioteket.
3. Du åpner et delt bibliotek i EndNote ved å velge "File" i hovedmenyen og deretter "Open Shared Library".
4. Velg hvilket delt bibliotek som skal åpnes (du må velge e-posten til den som inviterte deg til å dele biblioteket, da navnet på biblioteket ikke vises her) og klikke "Open". Det delte biblioteket vil nå åpnes.
5. Du har muligheten til å se referanser som er lagt til biblioteket den siste tiden. Høyreklikk for å justere hvor langt tilbake du vil se. Du kan også velge "Sync Status" i panelet til venstre for å få en aktivitetslogg for det delte biblioteket (se figur nedenfor).
1. Når du åpner et delt bibliotek, vil dette automatisk synkronisere seg mot EndNote Online, og endringer gjort av andre samarbeidspartnere blir inkludert. Du kan klikke på "Sync Status" for å sjekke status for biblioteket. Når du lukker biblioteket blir du spurt om du vil synkronisere biblioteket hvis dette ikke har skjedd allerede. Svar ja til dette.
EndNote har svakheter når det gjelder samarbeid og krever at forfattere som skal skrive et manus sammen og sette inn kilder hver for seg har nøyaktig identiske bibliotek. Dette kan være utfordrende. En løsning for dette er å bruke EndNote Library Sharing (velg fanen for dette for mer informasjon), men oppsett av dette krever litt tid og ressurser.
Den enkleste formen for samarbeid om et manus og bruk av EndNote er at kun én av samarbeidspartnerne setter inn kildene i teksten med EndNote. Den andre forfatteren setter inn aktuelle kilder i teksten som vanlig tekst, men markerer disse (store bokstaver, fet skrift, gul markering eller lignende) og så setter den EndNote-ansvarlige forfatteren inn kilden fra programmet.
Senere kan den EndNote-ansvarlige dele biblioteket eller referansene som er brukt med sin medforfatter slik at alle forfatterne har tilgang til kildene.