Har du et stort bibliotek med mange referanser er det nyttig å bruke EndNotes søkefunksjoner.
1. Pass på at "All references" er valgt.
2. Legg inn søkeord (du kan søke på hva som helst, men mest vanlig vil være forfatternavn eller tittelord). Merk at enkeltsøket også vil søke i innholdet i pdf-filene du har lagt inn i biblioteket ditt.
3. Søkeresultatet blir listet opp og søkeordet ditt markeres som regel i gult.
4. Husk å velge "Clear search" når du er ferdig.
Ønsker du å ta vare på søkeresultatet kan du opprette ei gruppe og overføre referansene dit. Se fanen "Grupper" for mer informasjon.
Pass på at "All references" er valgt. Velg "Advanced search" under søkeboksen.
1. Velg ønsket søkefelt og legg inn relevante søkeord. Det er ikke mulig å lage avanserte søk her.
2. Du kan kombinere flere søkeord med de Boolske operatorene AND, OR og NOT.
3. Klikk på "Search" for å få gjennomført søket.
Søkeresultatet blir nå listet opp under søkevinduet. Ønsker du å ta vare på søkeresultatet kan du opprette ei gruppe og overføre referansene dit. Se fanen "Grupper" for mer informasjon.
4. Alle feltene i en referanse er søkbare. Har du. f.eks. lagt inn egne emneord i "Keywords" eller egne tagger i "Label", kan avgrense på søk i disse feltene senere. "Any Field" søker i alt, bortsett fra innhold i pdf-filer. "Any Field + PDF with Notes" er det mest omfattende søket og søker i alle data knyttet til referansen og innholdet i pdf-filene (gjør det samme som enkeltsøket). "PDF-Notes" er søk i annoteringer/kommentarer som du har lagt til pdf-filene dine via EndNotes PDF-leser.
Det er mulig å opprette en smartgruppe etter et søk ved å velge "Convert to Smart Group" fra "Search Options" nedtrekksmenyen.
Når du importerer referanser fra ulike databaser er det vanlig at man får flere versjoner av samme referanse (dubletter). Det er viktig at man unngår dubletter og at man sletter disse før man går i gang med skrivingen av manus. Dubletter kan i verste fall føre til at samme referanse kommer to ganger i referanselista.
EndNote er utstyrt med en dublettsjekk som kjapt kan indentifisere dubletter i biblioteket ditt. Merk at denne sjekken ikke er perfelt og den kan overse noen dubletter.
1. Pass på at "All references" er valgt.
2. I hovedmenyen velger du "Library" og deretter "Find Duplicates".
3. EndNote åpner nå vinduer for hvert dublett-par, hvor du kan sjekke de to versjonene og bestemme hvilken du vil beholde ved å trykke på "Keep This Record". Den valgte versjonen beholdes og den andre slettes. Dette gjentas til å du har gjennomgått alle dublettene.
Har du fått veldig mange dubletter og det blir for mye arbeid å gå igjennom disse enkeltvis, er det mulig å slette alle dublettene i en operasjon. Ulempen med denne metoden er at du ikke kan bestemme hvilken versjon som slettes (det er den sist importere versjonen som normalt slettes).
Følg stegene 1-3 over, men velg "Cancel" på det første dublett-vinduet som kommer opp.
4. Alle dublettene listes opp og den nyeste versjonen av hver dublett er merket.
5. Klikk på en av de merkede dublettene og hold venstre musknapp ned og trekk alle dublettene over søppelbøtta i venstrepanelet (det kommer et pluss-ikon når du har plassert markøren korrekt). Slipp opp venstre musknapp og alle dublettene legges i søppelbøtta og slettes fra biblioteket.
EndNote har en innebygget PDF-leser som har flere funksjoner i tillegg til at den viser innholdet i pdf-fila.
1. Marker en referanse i biblioteket ditt som har en tilknyttet pdf-fil og velg fanen "PDF" øverst i høyre panel.
2. Det er mulig å åpne PDF-leseren med PDF-fila i et eget vindu for å få et større bilde.
3. Åpner du redigeringsmenyen har du mulighet til å legge på notater eller fargemerking av tekst på pdf-fila.
4. Menyen gir også mulighet til å lagre endringene, ta utskrift eller å åpne pdf-fila i en annen pdf-leser.