Du kan organisere referansene i biblioteket ditt ved å lage grupper med referanser.
1. Fra hovedmenyen velger du "Groups".
2. Deretter velger du "Create Group".
3. Gi deretter gruppa et navn.
Den nye gruppa er nå klar og du må fylle den med innhold. Dette gjør du ved å trekke enkeltreferanser fra oversikten over til den nye gruppa (du slipper museknappen når et + ikon dukker opp). En mer effektiv måte å finne innhold på er å gjøre et søk og deretter trekke søkeresultatet over gruppenavnet. Legger du til nye kilder i biblioteket senere må du huske å legge til aktuelle referanser til gruppa.
Du kan ha samme referanse i flere grupper. Merk at dette ikke skaper dubletter. Innholdet i gruppene er kun "pekere" til referansen i "All References". Dette betyr at du også kan slette en referanse (høyreklikk på referansen og velg "Remove Reference from Group" eller ei gruppe (fra gruppemenyen velger du "Delete Group") uten at noe slettes fra biblioteket ditt.
En smartgruppe kan fylle seg selv med innhold og kan også oppdatere seg selv i fremtiden når du legger til nye kilder i biblioteket ditt. For at dette skal fungere må du definere innholdet i smartgruppa gjennom en søkestrategi.
1. Fra hovedmenyen velger du "Groups".
2. Deretter velger du "Create Smart Groups".
3. EndNote åpner nå et vindu hvor du skal definere innholdet i smartgruppa og gi den et navn.
4. Innholdet i smartgruppa definerer du gjennom å opprette en søkestrategi med en kombinasjon av søketermer. Merk at du kan også velge hvilke felter søkeordene skal gjenfinnes i.
5. Velg "Create" når du er ferdig for å få opprettet smartgruppa og fylt den med innhold.
EndNote fyller nå gruppa med innhold i henhold til søkestrategien. Hvis du senere legger til nye referanser i biblioteket ditt som matcher søkekriteriene, blir referansene automatisk lagt til smartgruppa.
Du bør ikke legge til eller fjerne individuelle referanser fra en smartgruppe. Dette fordi en smartgruppe er basert på en logikk, nemlig søkestrategien. Er du ikke fornøyd med innholdet i en smartgruppe, kan du fra hovedmenyen velge "Groups" og deretter "Edit Group" og oppdatere søkestrategien. Du kan også slette en smartgruppe ved å velge "Delete Group".
Det er mulig å organisere en eller flere grupper i et gruppesett.
Fra hovedmenyen velger du "Gropus" og "Create Group Set".
1. Gi gruppesettet et navn. Deretter kan du trekke eksisterende grupper inn i gruppesettet, eller opprette nye grupper i gruppesettet ved å merke dette når du oppretter disse.
2. Du kan skjule eller åpne innholdet i et gruppesett ved å klikke på pila til venstre for gruppesettnavnet.
Sletter du et gruppesett vil du også slette gruppene det inneholder, men ingen referanser i biblioteket ditt blir slettet. Ønsker du å beholde noen av gruppene i gruppesettet, drar du disse ut av gruppesettet før dette slettes.
Du kan merke og organisere referanser i biblioteket ditt ved å bruke fargetagger. Dette kan være et mer visuelt alternativ til grupper.
1. For å lage en ny tagg velger du "Tags" fra hovedmenyen.
2. Deretter velger du "Create Tag".
3. I et nytt vindu kan du gi taggen navn og knytte en farge til den.
4. Avslutt med "Create Tag".
5. Taggene ligger i venstrepanelet under gruppesettet "My Tags". Legg en tagg til en referanse ved å merke referansen i referanselistefeltet, og dra og slippe referansen på taggen under My Tags i gruppefeltet til venstre. Du kan også søke frem referanser som du vil merke med en tag og trekke hele søkeresultatet over til taggen i venstrepanelet for å få tagget flere referanser i en og samme operasjon. Du kan også administrere tagger for en referanse i visningsfeltet for referansen til høyre.
6. For alle referanser som er knyttet til en tagg, blir taggen vist etter tittelen i referanselistefeltet.
Det er mulig å tagge en referanse med flere tagger.
Referansene dine er vanligvis sortert alfabetisk, men dette kan endres.
1. Klikk på kolonneoverskrifta for å sortere referansene. I eksemplet er det klikket på "Year" for å få sortert referansene slik at de nyeste kommer øverst. Et nytt klikk på "Year" vil gi de eldste referansene på topp. For å gå tilbake til den alfabetiske sorteringen, klikker du på "Author".
