Du finner EndNote-programmet under E i Windows-menyen eller du kan søke frem programmet (1-2). Hvis du velger "NTNU [A] (NTNU Porgramfarm) (3), kjøres programmet fra server og ikke fra maskina di. Bruker du dette alternativet, må også Word og nettleser kjøres fra serveren (NTNU Porgramfarm) for at EndNotes funksjoner skal fungere.
Når EndNote-programmet er åpnet, ser det slik ut:
4. Trykk på Create New Library.
5. Endre navn på EndNote-biblioteket ditt om du ønsker (My EndNote Library er forhåndsvalgt navn).
6. Velg ditt lokale område på harddisk (C:) eller server, og klikk på Save. NB! Et EndNote-bibliotek må ikke lagres og kjøres på skytjenester (OneDrive, Dropbox, iCloud o.l.) da dette kan skade biblioteket. Informasjon til Mac-brukere med maskiner der alle mapper synkroniseres med iCloud.
7. Det nyopprettede EndNote-biblioteket består av to deler - en .enl-fil og en tilhørende .Data-mappe med samme navn. Disse filene må ligge på samme sted på maskina di for at EndNote-biblioteket skal fungere. NB! Du må ikke legge filer i EndNotes datamappe.
EndNote er satt opp til å automatisk åpne sist bruke bibliotek. Ønsker du å endre på dette, kan du gjøre dette i hovedmenyen via Edit (EndNote 21 for Mac) --> Preferences (Settings på noen Mac) --> Libraries.
NB! Vi anbefaler at du har et EndNote-bibliotek. Vi opplever noen ganger at EndNote-brukere får problemer fordi de plutselig opererer med flere forskjellige EndNote-bibliotek. Har du behov for å sortere eller organisere referansene dine, kan du organisere dem i grupper eller bruke muligheten til å tagge referansene.
Du bør lage en sikkerhetskopi av biblioteket ditt med jevne mellomrom.
1. Gå til File-menyen.
2. Fra File-menyen velger du Compressed Library.
3. Velg om du vil ha med vedlegg (d.v.s. pdf-filer) i sikkerhetskopien.
4. Klikk Next.
Du velger deretter hvor du ønsker å lagre sikkerhetskopien. Denne bør lagres/flyttes til et annet sted enn harddisken. Det er uproblematisk å lagre sikkerhetskopien i en skytjeneste, men husk at du må kopiere den til harddisken hvis du ønsker å bruke den senere.
Du pakker ut og åpner sikerhetskopien via den ordinære File --> Open Library menyen. Sikkerhetskopien har filtype enlx.
Du kan også bruke sikkerhetskopi-funksjonen hvis du trenger å flytte biblioteket ditt mellom maskiner eller trenger å sende det til noen andre.
EndNote tilbyr en skytjeneste kalt EndNote Online som gjør det mulig for deg å lagre og sykronisere biblioteket ditt i skytjenesten. Dette kan være nyttig for å ha en sikkerhetskopi av biblioteket på harddisken eller hvis du trenger å få tilgang til biblioteket ditt på flere maskiner. Du må opprette en EndNote Online-konto for å få tilgang til denne tjenesten.
Vær oppmerksom på at du kun kan synkronisere EndNote-bibliotek fra skrivebordsversjonen av EndNote. Bruker du synkronisering av ditt personlige bibliotek til vanlig, kan du ikke bruke dette i forbindelse med funksjonen delt bibliotek (Library Sharing), eller motsatt.
Fra hovedmenyen i EndNote velger du "Edit" og deretter "Preferences".
1. Velg "Sync".
2. Har du opprettet en EndNote Online bruker på forhånd, logger du deg på.
3. Klikk deretter "Enable Sync ". Har du ikke en EndNote Online bruker fra før, klikker du direkte på "Enable Sync" knappen. Avslutt med "OK" og følg de to neste punktene.
4. Velg "Sign Up".
5. Legg inn epostadressen som skal brukes for EndNote Online-kontoen .
6. Avslutt med "Submit" I det neste vinduet fyller du inn data som etterspørres i registreringsskjemaet. Du avslutter med å godta betingelsene. Klikk "Done" i neste vindu for å avslutte registreringen.
Fra hovedmenyen i EndNote velger du "Edit" og deretter "Preferences" og "Sync".
7. Hak av "Sync Automatically".
8. Avslutt med "OK".
9. Fra hovedmenyen velger du "Library" og "Sync".
10. Klikk "Ja" hvis du får en advarsel om synkronisering. Du vil nå også få et tilbud om å lage en sikkerhetskopi av biblioteket før synkroniseringen starter. Det kan være greit å gjøre dette.
11. Klikk på "Sync Status" (11) i panelet til venstre for å få informasjon om synkroniseringen.
12. Status for synkroniseringen vises midt i vinduet og her finner du informasjon om det lokale biblioteket og versjonen i EndNote Online. Status for selve synkroniseringen vises også.
Har du valgt at biblioteket skal synkroniseres automatisk (anbefales), vil biblioteket som regel alltid synkroniseres når du åpner og lukker det (hvis det har blitt gjort endringer mens det har vært åpent).
13. Har du ikke valgt automatisk synkronisering må du huske å synkronisere manuelt med jevne mellomrom via synkroniseringsknappen ("Sync Now").
Ønsker du å bruke ditt skybibliotek på ei ny maskin, åpner du et nytt, tomt bibliotek, klikker på Sync-knappen (11), og logger deg på med din EndNote Online-bruker og klikker deretter "OK". Innholdet i ditt synkroniserte bibliotek vil nå bli lastet ned. I fremtiden vil alle endringer du gjør på maskin 2, bli synkronisert med biblioteket i skyen, og deretter med biblioteket på maskin 1. Husk å velge automatisk synkronisering også på maskin 2 via preferansene.
Du kan også bruke biblioteket ditt ved å logge deg på og bruke EndNote Online (http://web.endnote.com).
Husk at enhver endring du gjør i et bibliotek (f.eks. sletting av en referanse), også vil skje i de andre versjonene av biblioteket!
EndNote Online fungerer normalt stabilt og trygt, men det kan likevel være tryggest å lage en sikkerhetskopi av biblioteket fra desktopversjonen med jevne mellomrom som du lagrer på server eller på en bærbar harddisk.